Klauzula informacyjna formularza kontaktu.

§1 Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych podanych w formularzach kontaktowych Serwisu jest:

OptimusWay Sp. z o.o. ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Warszawa NIP: 5272900329 | REGON: 383979642 | KRS: 0000796826

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: [email protected].

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. Sprawy RODO obsługujemy pod wskazanym adresem e-mail.

Niniejsza klauzula dotyczy formularzy:

• formularza kontaktowego dostępnego pod adresem /kontakt,
• formularza „Umów rozmowę” dostępnego pod adresem /umow-rozmowe.

Szersze zasady przetwarzania danych w Serwisie opisuje Polityka prywatności. Zasady korzystania z Serwisu i formularzy określa Regulamin.

§2 Jakie dane zbieramy

W zależności od wybranego formularza możemy przetwarzać następujące dane podane przez Panią/Pana:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwę firmy, marki lub adres strony internetowej (jeśli zostaną podane),
• temat zapytania albo preferowane godziny kontaktu,
• treść wiadomości,
• informacje o wyrażonych zgodach (w tym znacznik czasu i treść zaznaczonych oświadczeń).

Dodatkowo, w związku z działaniem Serwisu, mogą być przetwarzane dane techniczne związane z połączeniem (m.in. adres IP, user-agent, znacznik czasu), na zasadach opisanych w Polityce prywatności.

§3 Cele i podstawy prawne przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Obsługa zapytania i prowadzenie korespondencji, w tym umówienie rozmowy oraz przygotowanie wstępnej propozycji zakresu współpracy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed ewentualnym zawarciem umowy; oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji biznesowej).
2. Marketing własnych usług i produktów Administratora (w tym informacji handlowych o ofercie Zacytowani), o ile wyrazi Pani/Pan na to odrębną zgodę w formularzu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
3. Przesyłanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną na podany adres e-mail, o ile wyrazi Pani/Pan na to odrębną zgodę (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej).
4. Kontakt telefoniczny w celach handlowych i marketingowych na podany numer telefonu, o ile wyrazi Pani/Pan na to odrębną zgodę (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej).
5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora).
6. Wypełnianie obowiązków prawnych Administratora, jeżeli w wyniku zapytania dojdzie do zawarcia umowy lub powstanie obowiązek wynikający z przepisów prawa (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Zgody marketingowe są dobrowolne i rozdzielone według kanału komunikacji (e-mail, telefon). Brak zgody marketingowej nie uniemożliwia obsługi samego zapytania, o ile poda Pani/Pan dane niezbędne do odpowiedzi. W praktyce Serwisu przesłanie formularza wymaga zaznaczenia wszystkich wymaganych oświadczeń przedstawionych przy formularzu.

§4 Odbiorcy danych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

• dostawcy hostingu, infrastruktury informatycznej, CDN oraz ochrony przed atakami sieciowymi (w tym podmioty świadczące usługi związane z dostarczaniem Serwisu za pośrednictwem sieci Cloudflare),
• dostawcy usług poczty elektronicznej i narzędzi niezbędnych do obsługi korespondencji, w tym Resend, Inc. (USA) jako procesor wysyłki powiadomień o zgłoszeniach z formularzy,
• dostawcy rozwiązań technologicznych wymaganych do zapewnienia funkcjonalności Serwisu,
• podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi księgowe, prawne, audytowe lub doradcze, jeżeli będzie to niezbędne do obsługi sprawy,
• organy uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Na dzień publikacji niniejszej klauzuli Serwis nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych przetwarzających dane z formularzy kontaktowych (w szczególności Google Analytics, Piksel Meta, Google Ads ani Facebook Ads). O wdrożeniu takich narzędzi Administrator poinformuje poprzez aktualizację Polityki prywatności oraz, w razie potrzeby, niniejszej klauzuli.

Formularze objęte tą klauzulą nie służą do przyjmowania płatności. Dane z tych formularzy nie są przekazywane pośrednikom płatności ani bankom w związku z samym przesłaniem zapytania.

§5 Okres przechowywania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres:

• niezbędny do udzielenia odpowiedzi na zapytanie i prowadzenia korespondencji,
• w przypadku braku nawiązania dalszej współpracy: nie dłużej niż przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższy okres wynika z przepisów prawa lub jest niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• do czasu wycofania zgody, w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody (marketing),
• przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego, jeżeli dane staną się związane z realizacją umowy,
• do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

§6 Prawa osoby, której dane dotyczą

Posiada Pani/Pan prawo:

• dostępu do treści swoich danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (w zakresie przewidzianym RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Wnioski dotyczące powyższych praw prosimy kierować na adres: [email protected]. Odpowiedź zostanie udzielona w terminie miesiąca od otrzymania wniosku (art. 12 RODO).

Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

§7 Dobrowolność podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zapytania przesłanego za pomocą formularza kontaktowego lub formularza „Umów rozmowę”. Niepodanie danych uniemożliwia udzielenie odpowiedzi lub umówienie rozmowy.

§8 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

W związku z korzystaniem z formularzy objętych niniejszą klauzulą Administrator nie podejmuje wobec Pani/Pana decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływały (art. 22 RODO).

§9 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług podmiotów mających siedzibę lub serwery poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych, Pani/Pana dane (lub dane techniczne związane z połączeniem, np. adres IP) mogą być przekazywane poza EOG.

Na dzień publikacji dotyczy to w szczególności:

• Google LLC w zakresie wyświetlania czcionek Google Fonts w Serwisie,
• Resend, Inc. w zakresie wysyłki powiadomień e-mail o zgłoszeniach z formularzy,
• dostawców infrastruktury, hostingu lub CDN, jeżeli ich przetwarzanie obejmuje transfer poza EOG.

Przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) oraz szyfrowania połączenia (TLS), o ile ma to zastosowanie.

§10 Więcej informacji

Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się w Polityce prywatności dostępnej w Serwisie.

Ostatnia aktualizacja: 12 sierpnia 2026 r.